Efektywność pracy biurowej można zwiększyć również bez narzędzi cyfrowych

Płynność dnia pracy zależy nie tylko od wysokiej jakości narzędzi cyfrowych, ale także od tego, czy otoczenie fizyczne zapewnia jak najlepsze warunki do skutecznego wykonywania zadań. W praktyce mowa tu m.in. o jasnych nawykach, planowaniu przerw i innych drobnych codziennych rozwiązaniach, które ostatecznie mają ogromne znaczenie dla całości.

Różne wyzwania w codziennym życiu zawodowym

Nikt nie jest w stanie dawać z siebie wszystkiego każdego dnia. Mimo to warto do tego dążyć. Oprócz dbania o sprawne działanie narzędzi cyfrowych, warto krytycznie przyjrzeć się wyzwaniom, jakie niesie ze sobą nasze środowisko pracy i codzienne nawyki.

Do wyzwań w codziennym życiu zawodowym należą na przykład:

• Złe nawyki związane z robieniem przerw
• Zbyt duża liczba przerw w pracy (rozpraszaczy)
• Różne czynniki zakłócające spokój
• Słaba ergonomia
• Jakość powietrza w pomieszczeniu

Oczywiście nie wszystkich tych problemów da się całkowicie pozbyć. Niektóre z nich po prostu wpisują się w specyfikację określonych obowiązków. Jednak nawet w takich przypadkach wiele osób może poprawić sposób, w jaki minimalizuje ich negatywne skutki. Szczególnie ważne, a często zaniedbywane, są optymalizacja zdolności koncentracji oraz zapewnienie mózgowi prawdziwego odpoczynku.

Złe nawyki związane z przerwami mogą słono kosztować

Zdolność do utrzymania koncentracji można poprawić, pamiętając o robieniu odpowiedniej liczby przerw w ciągu dnia. Ciągły wysiłek intelektualny szybko męczy, dlatego mózg musi co jakiś czas odpocząć. Przerwy - na przykład ta krótka chwila, gdy w dłoniach pojawia się ulubiona kawa - pomagają nadać rytm dniowi i przerywają długie okresy intensywnego skupienia. Jednak złe nawyki mogą przynieść negatywne skutki, even jeśli liczba i częstotliwość przerw są odpowiednie.

Wiele osób pracujących przed monitorem spędza przerwy przed tym samym ekranem lub wyświetlaczem telefonu. W ten sposób do mózgu nieustannie napływają nowe informacje, przez co nie otrzymuje on potrzebnego odpoczynku. W najgorszym przypadku od mózgu wymaga się dalszego wysiłku intelektualnego, na przykład podczas gry w szachy lub inne gry wymagające myślenia. Dobry nawyk odpoczywania polega na tym, że potrafimy na chwilę naprawdę odciąć się od cyfrowego świata i pomyśleć o czymś innym.

Dla jednych pomocny w relaksie będzie ekspres Moccamaster i filiżanka pysznej, ulubionej kawy. Dla innych najlepszym rozwiązaniem może okazać się krótki spacer lub inna forma aktywności fizycznej. Sposobów jest wiele, ale najważniejsze, aby dany nawyk był jasny i stały. Dzięki rutynie mózg zyskuje czas na regenerację, której tak bardzo potrzebuje. Jeśli za każdym razem zastanawiasz się, jak teraz spędzić przerwę, zmuszasz swój umysł do intensywnej pracy zamiast pozwolić mu cieszyć się chwilą wytchnienia, jaką daje wypracowany schemat.

Zdolność koncentracji nie jest nieograniczona

Każdy człowiek dysponuje określoną liczbą godzin, podczas których jest w stanie koncentrować się na swoich zadaniach z pełną wydajnością. Dokładna liczba godzin różni się nieco w zależności od tego, jakiego eksperta zapytamy. Wszyscy są jednak zgodni co do jednego: zdolność koncentracji ma swoje granice. Dlatego najważniejszym elementem zwiększania efektywności pracy jest przeznaczenie tego czasu maksymalnego skupienia na zadania, które naprawdę tego wymagają.

Najbardziej oczywistym przykładem jest wykonywanie najtrudniejszych zadań na początku dnia pracy. Dla wielu osób jest to trudne, ponieważ ludzka natura ma skłonność do odkładania skomplikowanych spraw na później. Z tego powodu rano wielu woli zacząć od łatwych obowiązków, popijając pierwszą filiżankę kawy.

Nie powinno się jednak tak postępować. Zdolność koncentracji spada w ciągu dnia, a ponadto trudne zadanie może ciążyć nam w pamięci przez cały dzień, wywołując niepotrzebny stres. Kiedy zajmiemy się nim natychmiast po rozpoczęciu pracy, w efekcie cały dzień będzie o wiele spokojniejszy. Uporanie się z trudnym wyzwaniem często daje również przyjemny zastrzyg dopaminy.

Przystąpienie do zadania zawsze wymaga siły woli

Warto również pamiętać, że przystąpienie do każdego zadania wymaga siły woli i obciąża mózg. Dlatego niezwykle ważne jest, aby skupiony pracownik nie był rozpraszany przez ciągłe bodźce z zewnątrz. Każde oderwanie od pracy utrudnia powrót do wykonywanego zadania i wymaga od mózgu ponownego wysiłku.

Te zakłócenia mogą wynikać zarówno z życia zawodowego, jak i prywatnego. W wielu zawodach narzędzia komunikacji, takie jak Teams, są niezbędne do wykonywania obowiązków. Nie trzeba ich jednak używać bez przerwy. Pracując nad wymagającym projektem, rozsądnym rozwiązaniem może być całkowite przejście w tryb offline w komunikatorach.

Telefon to z kolei zupełnie osobny rozdział. W pracy biurowej łatwo położyć go na biurku, wyciszając jedynie dźwięki. Jednak sama obecność telefonu stanowi element rozpraszający, ponieważ wywołuje niepotrzebną pokusę zerknięcia na wiadomości lub media społecznościowe. Połączenia telefoniczne mogą również niepotrzebnie zepsuć dobry rytm pracy.

Słaba ergonomia obciąża organizm

Wielu z nas spędza dziś większość dnia w pozycji siedzącej. Dlatego niezwykle ważne jest, aby ergonomia stanowiska pracy stała na jak najwyższym poziomie. Zła postawa, monitor ustawiony na niewłaściwej wysokości i długie okresy siedzenia bez ruchu szybko dają się we znaki naszemu ciału.

Zgodnie z podstawowymi zasadami ergonomii, biurko, krzesło, monitor, mysz i klawiatura powinny być ustawione w taki sposób, aby ramiona pozostały rozluźnione, przedramiona miały oparcie, a wzrok padał na ekran bez ciągłego napinania szyi. Nie należy również pracować zbyt długo w statycznej pozycji siedzącej.

Ponadto znaczenie ma lokalizacja monitora - nie powinien on znajdować się ani za blisko, ani za daleko. Odpowiednia odległość to mniej więcej długość ramienia. Dystans ten można łatwo sprawdzić, siadając w pozycji roboczej i wyciągając rękę w stronę ekranu. Jeśli ledwo dotyka ona monitora, oznacza to, że znajduje się on we właściwym miejscu.

Jakość powietrza w pomieszczeniu wpływa na wydajność pracy

Jedną z najczęściej zaniedbywanych kwestii w pracy biurowej jest jakość powietrza w pomieszczeniu. Dobra jakość powietrza w miejscu pracy ma wpływ na zdrowie warunków pracy, atmosferę i funkcjonowanie społeczności pracowniczej, a także na wydajność działań.

Nie jest to więc wyłącznie kwestia szkodliwa dla zdrowia w dłuższej perspektywie. Złe powietrze wpływa na efektywność pracy tu i teraz. Zanieczyszczenia osłabiają zdolność koncentracji, powodują przedwczesne zmęczenie i mogą nasilać objawy alergii. Pracownik, który bez przerwy kicha, z pewnością nie będzie tak efektywny jak zazwyczaj.

Oprócz poprawy jakości powietrza w pomieszczeniu warto również skorzystać z najprostszego sposobu, jakim jest regularne wychodzenie na świeże powietrze. Nawet pięciominutowy spacer po dawkę tlenu może przynieść potężny zastrzyk energii i w ten sposób poprawić efektywność pracy.